As NF-e estão ligadas a diversas operações dentro da empresa e podem ser gerenciadas para garantir uma melhor administração do seu negócio.
Uma nota fiscal eletrônica, também conhecida pela sigla NF-e, é um documento digital semelhante a uma nota fiscal comum, mas é emitido eletronicamente e serve como documentação de operações, circulação de mercadorias e serviços prestados, e o pagamento por ele. A nota fiscal está no dia a dia de cliente e sobretudo dos empresários.
Muitos empreendedores veem a nota fiscal como mais uma burocracia e alguns evitam emiti-la, incorrendo em sonegação. No entanto, a emissão da nota fiscal pode ser bastante útil para empresa, pois fornece uma quantidade de informação relevante para a administração e otimização de processos.
As informações contidas nas NF-e podem ajudar a controlar e conhecer melhor o comportamento do empreendimento, mantendo um registro das negociações efetuadas e da receita gerada, por exemplo. Manter os arquivos das notas fiscais eletrônicas sempre organizados e atualizados também é uma garantia a mais de controle de estoques e servem como instrumento para atualizar informações dos sistemas de gestão empresarial, além de poder servir de base para tomada de decisões estratégicas.
Outro benefício oferecido pela correta utilização e arquivamento das notas fiscais eletrônicas é facilitar a contabilidade da empresa pois nelas estão contidas as bases de cálculo de impostos. Na NF-e estão registrados os impostos, taxas e tributos, informações que podem ser utilizadas no fechamento do caixa e no livro de contabilidade de maneira mais fácil e prática. Assim, o documento eletrônico é uma comprovação importante do correto pagamento dos impostos correspondentes ao patrimônio da empresa. Uma outra função é tentar usar o arquivo de notas fiscais como prova de que sua empresa é cliente fiel do fornecedor e, a partir disto, tentar negociar descontos ou melhores condições de financiamento.
Para garantir que os processos funcionem de maneira correta e que o empreendedor possa usar a NF-e a favor de seu negócio e reduzi custos, ter um sistema de gerenciamento e emissão de notas fiscais pode ser aconselhável.
Empresas como a VHSYS oferecem sistemas de gestão empresarial online que tornam o controle mais prático, rápido e integrado. O sistema de gestão foi desenvolvido para auxiliar micro e pequenos empreendedores a realizar uma gestão mais eficiente de suas empresas, aumentando a produtividade e o aproveitamento de recursos, contando com um suporte qualificado e tecnologia de ponta.
Processos para a emissão da NF-e
Para emitir a nota fiscal eletrônica, é necessário observar se a empresa está na lista de obrigatoriedade dos tipos de empresas que obrigatoriamente devem emitir o documento. Além disso, o empresário precisa adquirir um Certificado Digital no padrão ICP-Brasil para assinar a NF-e, o que oferece mais segurança e evita riscos de diferentes tipos de fraudes. Além disso, a empresa precisa estar credenciada na SEFAZ (Secretaria da Fazenda) do estado de localização.
Quando a NF-e é emitida, a SEFAZ envia para o empresário um arquivo digital em formato XML, que é a nota fiscal oficial (e também precisa estar disponível para o comprador), e é preciso também gerar uma versão para impressão chamada DANFe (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica), que será enviada para o consumidor junto com o produto.
É importante sempre emitir nota, que vai garantir que as informações sobre as negociações sejam repassadas ao governo. Os arquivos das notas fiscais eletrônicas precisam ser guardados tanto pelo vendedor quanto pelo comprador por 5 anos, mais o ano corrente, para fins de controle fiscal de arrecadação de impostos.
Confira um pouco mais sobre a VHSYS e como a emissão de nota fiscal eletrônica pode ser sua aliada na gestão da sua empresa
https://www.youtube.com/watch?v=AAmiJRurius